EMBAUCHE : LES 7 ÉTAPES À RESPECTER

ETAPE 1 – MANAGER : Collecter docs auprès du collaborateur

1. CV
2. Pièce d’identité – copie
3. Carte vitale – copie
4. RIB
5. Justificatif de transport – copie

→ Collaborateur hors UE : Carte de séjour ou Récépissé de demande de Titre de séjour

→ Alternants / Stagiaires  : Contrats d’Apprentissage / Convention de stage

→ Extras  : Dernière fiche de Médecine du travail (<5 ans)

ETAPE 2 – MANAGER : Remplir « Fiche d’Embauche » 

1. Télécharger « Fiche d’Embauche » ci-joint : Fiche d’Embauche – Enregistrement du nouveau collaborateur – A Envoyer au Back Office
2. La remplir

Tout envoyer au Back Office : comptabilite@villastmartin.com 

ETAPE 3 – BACK OFFICE : Enregistrer salarié dans documents sociaux 

1. Vérifier réception de tous les docs ⇒ Commencer à remplir Excel « HDG_CHECK LIST SOCIAL » 
2. Ranger les docs dans Classeurs Sociaux
3. Effectuer Déclaration Préalable A l’Embauche (DPAE)
   • Voir : Article « Déclaration préalable à l’embauche (DPAE)_Méthodo & Notions » 
4.  Inscrire dans Registre Unique du Personnel (RUP)
   • Suivre ordre d’entrée
   • Stagiaire : en fin du RUP

→ Collaborateur hors UE : 

1. Remplir Word « Liste des salariés étrangers soumis à l’autorisation de travail » 
2. Mail de vérif de validité du Titre de séjour à Préfecture de résidence
   • Sous 48h avant embauche
   • Télécharger et remplir : Formulaire employeur_Déclaration de travailleur étranger
   • Adresse mails de préfecture + Mail type à envoyer : Adresses Mails des Préfectures + Mail de demande type
3. Notifier la réponse aux Managers

ETAPE 4 – MANAGER : Etablir contrats de travail 

1. Télécharger les contrats type :
   • CDI ou CDD : Modèle_Contrats de base_CDI & CDD_EMP
   • EXTRA : Modèle_Contrat de base_EXTRA
2. Remplir contrat en suivant les indications
3. Article
4. Inscrire directement les : Prénom NOM du nouveau salarié
5. Imprimer le contrat x 2 

ETAPE 5 – MANAGER : Signature contrats de travail 

1. Fixer rendez-vous de signature de contrat : Lire contrat ensemble
2. Méthodo :
   • Vérif des coordonnées perso du collaborateur 
   • Article « Engagement » : à lire à haute voix 
   • Dire durée de Période d’essai + demander au salarié de lire seul le reste de l’article
   • Article « Visite Médicale » : Informer que Visite médicale est payante (100€ : à charge d’employeur) DONC salarié doit prévenir si incapacité d’y aller ou changement de date
   • Article « Fonctions et Obligations professionnelles » : passer du temps + expliquer philosophie de travail + prendre de la hauteur sur obligations pro = dire précisément ce que l’on attend de la personne
   • Article « Politique de confidentialité » : Dire que le salarié repartira avec des compétences apprises qui seront appliquées autre part mais toutes infos spécifiques à l’hôtel restent ici (exemple : prestataires, chiffres, clients VIP, …) 
   • Article « Horaires de travail » : spécifier le temps de travail hebdomadaire et dire que dans l’hôtellerie on peut demander au collaborateur de travailler (jours et horaires idéaux et indisponibilités : demandés à l’avance = essaie de construire planning qui soit le plus juste)
   • Article « Rémunération » : Lire le salaire/temps de travail  + préciser qu’en France il y a des charges sociales de 23% + expliquer que Législateur souhaite que les salaires soient mensualisés avec la méthode (52 semaines dans l’année/12 mois de l’année = 4,33333 semaines/mois donc le temps de travail/ semaine sera multiplié par 4,33333 semaines !) 
   • Article « Congés payés » : Chaque mois il cotise 2,5 jours en équivalent temps plein donc quand un temps partiel travaille 2 jours (ex : lundi, mardi) et qu’il prend des CP on lui décompte 6 jours  
   • Article « Rupture du contrat de travail » : Respecter les dispositions légales + pas d’indemnités si faute lourde + cas spécifiques des CDD : 
   • Article « Retraite complémentaire, Prévoyance et Frais de santé » : Dire où est ce que l’on cotise + paragraphe sur la bonne réception des documents sur la Mutuelle (adhésion ou non) + Ecrire le choix du salarié sur le contrat 
   • Article « Disposition légale concernant la video surveillance » : Ce n’est pas un secret, si on voit un vol ce sera retenu contre le salarié 
   • Article « Déclaration » : Tout salarié étranger doit nous informer de tout changement dans ses papiers
3. Parapher chaque bas de page
4. Date du jour du début du contrat
5. Mention « Lu et approuvé »
6. Signatures
7. Garder 1 exemplaire + envoyer au Back Office par courrier interne (via Joël)

ETAPE 6 – MANAGER : Procéder à l’adhésion Mutuelle + Prévoyance 

1. Proposer la Mutuelle d’entreprise : Obligation de l’employeur
   • Mutuelle d’entreprise = 28€ (Employeur : 14€ / Employé : 14€)
2. Si adhère : 3 documents à lui transmettre :
   • En mains propres, à imprimer et dire de suivre pas à pas : la Fiche pratique Salarie_Mutuelle
   • Par mail, à envoyer : Notice HCR santé salarié_Mutuelle + Notice d’information salarié_Prévoyance HCR_regime conventionnel
3. Si souhaite garder sa Mutuelle :
   • Demander un justificatif de Mutuelle
   • Envoyer au Back Office
4. Transmettre document relatif à la Prévoyance :
   • En mains propres, à imprimer : Bulletin salarié_Désignation du bénéficiaire en cas de décés_Prevoyance

ETAPE 7 – BACK OFFICE : Vérifier l’adhésion à la Mutuelle des collaborateurs 

1. Accéder à l’Extraient Colonna Facility : lien et mdp ? 
2. Vérifier à ce que les salariés qui veulent adopter Mutuelle entreprise soient bien enregistrés
3. Sinon : Relancer les Employés via les Managers